就業規則とは？義務・作成・変更を中小企業向けにわかりやすく解説

「就業規則、そろそろ見直さないといけないとは思っているけど、なかなか手が動かない…」そんな経営者の方は、実は非常に多くいらっしゃいます。

就業規則がないまま、あるいは古い内容のまま運用していると、労使トラブルが起きたときに会社を守る手段が機能しなくなります。懲戒処分・解雇・変形労働時間制の導入は、いずれも就業規則に定めがなければ法的に有効とはなりません。有給休暇をめぐる社員との摩擦や退職時のトラブルも、就業規則の不備が引き金になることが少なくないのです。

この記事では、就業規則の基本的な役割から、作成義務が生じる条件、記載すべき3つの項目区分、作成・届出・周知の手順、そして社労士・自社作成・ひな形の費用と特徴の比較まで、中小企業の経営者が実際に必要とする情報をお伝えします。「自社は今のままで大丈夫か」を確認するための一歩として、ぜひご一読ください。

就業規則がない状態で起きる4つのリスク

就業規則がない会社は、懲戒・解雇・変形労働時間制・助成金申請という4つの場面で、法的な対処手段が機能しなくなります。「まだ問題が起きていないから大丈夫」と感じていても、いざトラブルが発生した瞬間に、何もできないという状況に直面する経営者は少なくありません。

ここでは、就業規則の未整備が実際にどのようなリスクをもたらすのか、具体的なシナリオとともに整理します。

懲戒・解雇が機能しなくなるケースとは

就業規則に懲戒規定がない場合、問題行動を繰り返す社員へ適切な対処ができなくなります。「規定がなければ懲戒や解雇が法的に無効と判断される可能性がある」——これは経営者にとって見過ごせない現実です。

たとえば、無断欠勤を繰り返す社員や、業務中に他の従業員へ迷惑行為を行う社員がいたとします。「さすがにこれは解雇できる」と判断して手続きを進めても、就業規則に懲戒事由と処分内容が明記されていなければ、裁判で解雇無効とされる可能性があります。労働契約法第16条では、解雇には「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」が求められており、就業規則への記載はその根拠を示す重要な証拠となります。

懲戒規定のない状態では、問題社員を抱えながら何も手が打てない状況が生まれます。「後で整備すればいい」という先送りが、取り返しのつかない損失につながることもあります。

変形労働時間制や残業代請求への影響

変形労働時間制を導入するには、就業規則または労使協定への規定が法律上の要件です（労働基準法第32条の2）。1ヶ月単位の場合は就業規則か労使協定のどちらかで対応できますが、1年単位では労使協定の締結と労働基準監督署への届出が必須となります。いずれの場合も、書面による明確な規定がなければ、法律上は通常の労働時間制として扱われます。

変形労働時間制が無効とされた場合、1日8時間・1週40時間を超えた労働時間のすべてが法定外残業として扱われます。建設業など、繁閑の差が大きい業種では、1か月分の未払い残業代が数十万円規模に膨らむケースも起こりえます。厚生労働省が2024年8月に公表した令和5年（2023年）のデータによれば、全国の労働基準監督署が取り扱った賃金不払い事案は2万1,349件、被害を受けた労働者は約18万人、不払い総額は101億円超にのぼっており、労働時間の管理ルールが整備されていないことがトラブルの背景にある事案も少なくありません。

変形労働時間制は、正しく導入すれば会社と従業員の双方にとってメリットのある制度です。就業規則への適切な規定が、制度を「活かす」第一歩となります。

就業規則の不備が助成金申請を妨げる理由

就業規則が整備されていないと、主要な雇用関係助成金の申請要件を満たせないケースが多くあります。「助成金を申請しようとしたら、就業規則がなくて受け付けてもらえなかった」という状況は、中小企業の経営者からよく聞かれます。

たとえば、「キャリアアップ助成金（正社員化コース）」では、転換制度を就業規則または労働協約に規定していることが要件の一つです。育児・介護関連の助成金（両立支援等助成金）でも、育児介護休業規程など就業規則への明記が申請条件に含まれています。就業規則を整備することで、こうした国の助成制度を活用できる可能性が大きく広がります。

就業規則の整備は、リスク回避だけでなく、国の制度を自社に取り込むための入口でもあります。「守らせるもの」ではなく「活かすもの」として、ぜひ前向きにご検討ください。

以下の表で、就業規則の整備が申請要件となる主な助成金を確認しましょう。

社員とのトラブルで会社が不利になる場面

「口頭で伝えていた」「入社時に説明した」という主張は、就業規則という書面上の根拠がなければ、法的な場面ではほとんど通用しません。就業規則に書かれていなかったために、会社側が正当な主張をできなかった場面は、労務管理の現場では珍しくないのです。

具体的なケースを挙げると、まず有給休暇の時季指定をめぐるトラブルがあります。就業規則に時季変更権の行使条件が明記されていなければ、繁忙期に申請を調整しようとした際に根拠が持てません。退職時の引き継ぎ期間や業務範囲についても、定めがなければ「義務はない」と主張する退職者への対応が難しくなります。試用期間中の本採用拒否も同様で、目的・評価基準・延長条件が記載されていなければ、解雇と同等に扱われるリスクがあります。

「口約束では通用しない」という現実は、社員を疑うことではなく、双方が安心して働ける職場環境を整えるためのものです。就業規則は会社を守るルールであると同時に、社員が安心して働くための約束でもあります。

就業規則の基本と作成義務が生じる条件

就業規則とは、労働条件と職場のルールをまとめた会社のルールブックです。労働基準法第89条により、常時10人以上の従業員を使用する事業場には作成と届出が義務付けられており、違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。

「自社はそもそも対象なのか」「10人未満だから関係ない？」という疑問は、多くの経営者の方が一度は抱かれるものです。ここでは、作成義務が生じる条件と、義務がない場合でも整備をおすすめする理由を、実務に役立つ形でお伝えします。

就業規則とは何か・なぜ必要なのか

就業規則は、会社と従業員の間のルールブックです。始業・終業の時間、賃金の決め方、休日・休暇の取り方、退職のルールなど、職場で働くうえで必要な取り決めをひとつの文書にまとめたものです。

作ることで守られるのは、会社だけではありません。従業員にとっても「自分の労働条件がきちんと文書に定められている」という安心感につながります。曖昧なルールがないからこそ、働く人が安心して仕事に向き合える環境が生まれます。

義務だから作るという後ろ向きな捉え方よりも、「整えることで会社が安心して前に進める」という視点で取り組むと、就業規則は会社の土台としての本来の役割を果たしてくれます。

「常時10人以上」とはどういう意味か

「常時10人以上」とは、正社員・パートタイム・アルバイトを問わず、その事業場で常態として雇用している人数の合計のことです。一時的なアルバイトを除き、継続的に就労している人が対象となります。

ここで注意が必要なのが「事業場単位」という考え方です。就業規則の作成義務は、会社全体ではなく、事業場ごとに判断します。たとえば本社に7人、支店に6人いたとしても、それぞれの事業場は9人・6人と10人未満のため、義務の対象外となります。「本社と支店を合わせれば10人を超えるから義務がある」——これは実務でよく見られる誤解のひとつです。

事業場単位の考え方を正確に把握したうえで、改めて自社の状況を確認してみてください。

10人未満の会社でも作るべき3つの理由

法律上の義務がないからこそ、「うちはまだいい」と後回しにされがちです。しかし実際には、従業員が10人未満の事業場でも、就業規則がないことで困るケースは少なくありません。

整備をおすすめする理由は、主に次の3点です。

懲戒・解雇の根拠になる：問題行動を繰り返す従業員への対処は、就業規則に懲戒事由と処分内容が明記されていなければ法的に有効とはなりません。整備がないまま解雇に踏み切ると、裁判で無効と判断されるリスクがあります。

助成金申請の要件を満たせる：厚生労働省が所管する多くの助成金では、就業規則の整備が申請要件の一つに含まれています。整えておくことで、活用できる制度の選択肢が広がります。

トラブル時の証拠として機能する：退職時の手続きや有給休暇の取得をめぐる従業員との摩擦は、ルールが文書化されていないことで深刻化しやすくなります。就業規則があれば、双方が参照できる共通のよりどころとなります。

「何か起きてから考えよう」ではなく、「小さなうちに整えておく」という姿勢が、長く安定した職場環境につながっていきます。

雇用契約書と就業規則はどちらが優先か

雇用契約書と就業規則が矛盾した場合、原則として「従業員に有利な方が優先される」というルールがあります。労働契約法第12条により、就業規則の基準を下回る雇用契約の部分は無効となり、就業規則の内容が適用されます。

よくある誤解のひとつが、「雇用契約書を交わしていれば、就業規則は不要」というものです。この2つはそれぞれ異なる役割を持っています。雇用契約書は個別の労働条件（入社日・賃金・勤務時間など）を定めるもの。一方、就業規則は職場のルール全体（服務規律・懲戒・休暇制度など）を網羅するものです。

両方を整合させて整備することが、経営者にとっても従業員にとっても、安心できる雇用関係の土台となります。「どちらかあればいい」ではなく、両輪として整えていくことをおすすめします。

就業規則に記載すべき3つの項目区分

就業規則の記載事項には、必ず書かなければならない項目・制度がある場合にのみ必要な項目・任意で追加できる項目の3種類があります。「何をどこまで書けばいいかわからない」という不安をよく耳にしますが、この3区分を整理するだけで、記載漏れを防ぎながら自社の実情に合った就業規則を整える道筋が見えてきます。

必ず書かなければならない絶対的記載事項

絶対的必要記載事項とは、労働基準法第89条が定める「就業規則に必ず記載すべき項目」のことです。始業・終業の時刻、休憩・休日、賃金の決定・計算・支払い方法、退職に関する事項などが代表例として挙げられます。これらは従業員の労働条件の根幹です。抜けがあると法令上の問題が生じる可能性があるため、まずここから一項目ずつ確認していきましょう。

制度がある場合のみ書く相対的記載事項

相対的必要記載事項とは、「制度を設ける場合にのみ記載が義務付けられる事項」のことです。退職金・賞与・育児休業などが代表例で、制度を設けていなければ記載を省略できます。よくあるのが「制度はあるのに就業規則への記載がない」または「記載はあるが実態と合っていない」というケースです。このズレが後々のトラブルにつながりやすいため、制度と規則の整合を早めに確認しておくことをおすすめします。

任意で追加できる記載事項の具体例

任意的記載事項は、法令上の義務はなく、会社が独自のルールとして自由に追加できる事項です。服務規律・情報管理・SNS利用ルール・副業規定などが代表的な例として挙げられます。「法律に定めがないから不要」と判断せず、「今の働き方に合わせて整えておくと会社も従業員も安心できる」という視点で、必要な項目の追加をご検討ください。

法改正に合わせて見直すべき記載内容

就業規則は一度作成したら終わりではありません。社会保険の適用拡大（2024年10月施行）や育児・介護休業法の段階的な改正、建設業・運輸業への時間外労働上限規制の適用（2024年4月）など、就業規則に影響する法改正が近年続いています。作成当時は適切な内容であっても、法改正への対応が遅れると実態と規則がずれてしまうことがあります。少なくとも年1回は内容を確認し、最新の法令に合わせた見直しを習慣にされることをおすすめします。

近年の主な法改正と就業規則の見直しポイントを、次の表でまとめました。

就業規則の作成・届出・周知の手順

就業規則の整備には、①原案作成、②従業員代表への意見聴取、③労働基準監督署への届出、④従業員への周知という4つのステップが必要です。順序を守って進めれば、決して難しい作業ではありません。各段階で「何をするか・誰が関わるか・どのくらい時間がかかるか」を実務の視点で整理します。

原案作成から従業員代表への意見聴取まで

就業規則の原案は、経営者や人事担当者が中心となって作成します。労働基準法の記載要件に沿いながら、自社の労働条件や職場ルールを整理していきます。

原案ができたら、従業員の過半数を代表する「従業員代表」への意見聴取が必要です。従業員代表は、管理監督者以外の労働者の中から選出します。意見聴取は「同意を得ること」ではなく「意見を聴くこと」で足ります。反対意見でも意見書として添付すれば、届出に進むことができます。

労働基準監督署への届出と必要書類

届出に必要な書類は、「就業規則」「意見書」「就業規則届」の3点です。提出先は、事業場を管轄する所轄の労働基準監督署になります。

提出方法は窓口持参・郵送・電子申請（e-Gov）の3通りから選べます。電子申請を活用すれば、忙しい経営者の方でも手続きをスムーズに完了できます。届出を怠った場合、労働基準法第120条の規定により30万円以下の罰金が科される可能性があります（同法第89条違反）。書類が整ったら、速やかに届出まで完了させることが大切です。

従業員への周知義務を果たす3つの方法

就業規則は届出するだけでなく、従業員への周知も法律上の義務です。周知が不十分な場合、就業規則の効力が認められないケースがあります。

労働基準法施行規則第52条の2では、以下の3つが周知方法として認められています。見やすい場所への掲示または備え付け（事務所や休憩室の掲示板など）、書面の交付（入社時の書類としての手渡しも有効）、電子データによる共有（社内システムやクラウドで常時閲覧できる状態にする）の3通りです。

どの方法を選ぶかよりも、「従業員がいつでも確認できる状態」を保つことが重要です。

変更するときに必要な不利益変更の手続き

就業規則の内容を従業員に不利な方向に変更することを「不利益変更」といいます。通常の変更手続きに加え、より慎重な対応が求められます。

労働契約法第10条では、不利益変更が有効と認められるには「変更の合理性」と「労働者への周知」が必要とされています。合理性があっても周知を怠れば、変更の効力は生じません。「変更したいのにできない」とお感じの場合でも、段階的な導入や個別同意の取得など、代替案をご一緒に検討できます。まずは労務の専門家にお気軽にご相談ください。

社労士・自社作成・ひな形の費用と特徴比較

就業規則の作成方法は、①社労士への依頼、②自社作成、③ひな形の活用の3つに大きく分かれます。費用・品質・リスクの面でそれぞれ大きく異なるため、自社の状況に合った選択が重要です。

厚生労働省モデル就業規則を使う際の注意点

厚生労働省が公開するモデル就業規則は、無料でダウンロードできる信頼性の高い雛形です。ただし、あくまでも参考資料であり、自社の業種・規模・実態に合わせたカスタマイズが不可欠です。

たとえば建設業では、現場作業に伴う安全衛生規定や変形労働時間の取り決めが別途必要になります。「ダウンロードしてそのまま届け出た」状態では、会社の実情と内容がズレてしまうことも少なくありません。カスタマイズが不十分な就業規則は、労使トラブル発生時に法的な効力を疑われるリスクがあります。

自社作成で起きやすい3つの失敗パターン

自社作成はコストを抑えられる反面、気づかないうちに内容が古くなったり、実態と乖離してしまうことがあります。よく見られる失敗パターンは次の3つです。

法改正への未対応：育児介護休業法の改正など毎年行われる法改正が反映されておらず、知らないうちに法令違反の状態になっているケースです。

会社の実態との乖離：ひな形をベースに作成したものの、実際の勤務形態や賃金体系と内容がかみ合っていない状態です。

記載漏れによる助成金申請の失敗：就業規則の不備が原因で申請要件を満たせず、助成金を受給できなかったケースです。

「作ってあれば大丈夫」ではなく、「正しく整備されているかどうか」が重要です。

社労士への依頼費用の相場と選び方

「社労士に依頼するといくらかかるのか」という疑問は、多くの経営者の方が感じているところです。2024〜2025年の複数の費用比較サイト調査によると、就業規則の新規作成費用は15〜30万円程度が一般的な目安です。複数の雇用形態への対応や業種特有の規定が必要な場合には、50万円を超えるケースもあります（事業内容や既存ルールの複雑さによって変動します）。

費用だけでなく、自社の業種・規模の実情に精通しているかどうかも大切な選び方の基準になります。法改正への継続対応や助成金申請とのセット支援まで見据えて選ぶと、長期的なコストパフォーマンスが高くなります。初回相談が無料の事務所も多いため、まずは気軽に問い合わせてみてください。

社労士に依頼するメリットと当事務所の強み

社労士に依頼することで、①法改正への迅速な対応、②助成金申請との連動設計、③労使トラブルの予防という3つのメリットが得られます。就業規則を「義務だから整える」書類としてではなく、「会社を守り、人を活かす仕組み」として活用できるのが大きな違いです。

KT社会保険労務士事務所では、建設業・中小企業の実情を深く理解したうえで、御社の実態に合った就業規則を一緒に作り上げることを大切にしています。「法律上これは難しいです」で終わらず、「こちらの方法であれば対応できます」という代替案を必ずお伝えするスタンスで、経営者の方に伴走します。

どんな些細なことでも、まずはお気軽にご相談ください。

よくある質問（就業規則に関するQ&A）

就業規則に関してよく寄せられる疑問をまとめました。「自社はどうすればいいか」を判断する際の参考にしてください。

Q. 就業規則を作らないとどうなりますか？

A. 労働基準法第89条違反として、30万円以下の罰金が科される可能性があります。それ以上に深刻なのは、懲戒処分・解雇・残業代支払いなどの場面で、会社が法的に対処できなくなるリスクです。「問題が起きてから対応しよう」という考えでは、取り返しのつかない損失につながることがあります。

Q. 従業員が10人未満でも就業規則は作った方がいいですか？

A. 法律上の作成義務は常時10人以上の事業場に限られますが、10人未満の企業でも整備をおすすめします。就業規則があることで、採用・退職・懲戒などの場面での基準が明確になり、トラブルを未然に防げます。また、助成金の申請要件として就業規則の提出が求められるケースも多くあります。

Q. 社労士に就業規則の作成を依頼するといくらかかりますか？

A. 従業員規模によって異なりますが、10名未満の事業場で10〜30万円程度、10〜50名規模では20〜50万円程度が目安です。事業の特性や既存ルールのカスタマイズ度合いによっても変わりますので、まずは無料相談で自社の状況をお伝えいただくと、より具体的な費用感をご案内できます。

Q. 雇用契約書があれば就業規則は不要ですか？

A. 雇用契約書と就業規則は、それぞれ別の法的効力を持ちます。雇用契約書は個別の労働条件を定めるものですが、就業規則は職場のルール全体を規定するものです。法律上、就業規則の基準を下回る雇用契約は無効とされるため、両者を整合させて整備することが大切です。

Q. 就業規則は何年に一度見直すべきですか？

A. 明確な法的義務はありませんが、法改正のタイミングに合わせた見直しが実務上の基本です。近年は育児介護休業法の改正や社会保険の適用拡大、時間外労働の上限規制など、就業規則に影響する法改正が毎年のように続いています。少なくとも年1回は内容を確認し、実態との乖離がないかチェックすることをおすすめします。

Q. アルバイトやパートにも就業規則は適用されますか？

A. 就業規則は、雇用形態を問わずその事業場で働くすべての労働者に適用されます。パートタイム・有期雇用労働法により、正社員と異なる労働条件を設ける場合は、その旨を就業規則に明確に規定する必要があります。適用範囲を明記しておくことが、後のトラブル防止につながります。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございます。就業規則は「義務だから整える書類」ではなく、会社を守り、従業員が安心して働ける職場環境の土台です。この記事では、就業規則がない状態で生じる4つのリスクから、作成義務の判断基準、記載すべき3区分、作成・届出・周知の手順、費用比較まで、中小企業の経営者が実際に必要とする情報を網羅してお伝えしました。

• 常時10人以上の従業員を使用する事業場には就業規則の作成・届出が労働基準法第89条により義務付けられており、違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性がある
• 就業規則に懲戒規定がない場合、問題行動を繰り返す従業員への懲戒・解雇が法的に無効と判断されるリスクがあり、変形労働時間制の導入や助成金申請にも支障をきたす
• 10人未満の事業場でも就業規則を整備しておくことで、労使トラブルの予防・助成金活用・採用時の信頼構築という3つのメリットが得られる

就業規則の未整備は「まだ問題が起きていないから大丈夫」という安心感とは裏腹に、いざトラブルが発生した瞬間に会社が何も手を打てない状況を生み出します。厚生労働省のデータによれば、2023年の賃金不払い事案は全国で2万件超にのぼっており、労働時間の管理ルールが整備されていないことが背景にある事案も少なくありません。「小さなうちに整えておく」という一歩が、長く安定した経営の礎となります。まずはKT社会保険労務士事務所へお気軽にご相談ください。